I dati che devono essere obbligatoriamente contenuti in ogni fattura sono collegati alla sua natura di documento contabile. Deve cioè necessariamente elencare  tutti i dati sociali del soggetto emittente: la sede e la ragione sociale, il numero di iscrizione, la partita IVA o il codice fiscale oltre al numero progressivo di protocollo necessario a fini contabili. E’ tuttavia possibile emettere fatture attraverso più serie di fatturazione qualora le necessità logistiche di un’azienda lo richiedano: ad esempio due registratori di cassa di uno stesso negozio potrebbero avere due serie di fatturazione diversa.  In più ogni fattura deve riportare data di emissione, la descrizione del bene o servizio in oggetto della compravendita e l’importo imponibile dello o stesso, vale a dire il prezzo netto prima dell’imposizione fiscale. Inoltre vanno annotate nella fattura ogni aliquota o tassa imposta sull’imponibile ed infine il prezzo totale. Se il pagamento non avviene al momento della fatturazione vanno aggiunti i dettagli dei tempi e delle modalità di pagamento.

Di certo dunque ogni ricevuta deve riportare i dati del compratore e del venditore o prestatore d’opera, siano essi persone fisiche o società. Esistono però poi una quantità di eccezioni difficilmente catalogabili o riassumibili e che riguardano le eventuali esenzioni fiscali di una delle due parti, nel qual caso quella ricevuta non avrebbe valore fiscale per una delle due ma potrebbe comunque essere utilizzati a fini deduttivi; o ancora il tipo di ricevuta potrebbe cambiare in base al prodotto od al servizio che si sta acquistando, dato che a diverse categorie merceologiche possono corrispondere diversi oneri fiscali ed anche diversi tassi d’IVA.

Un capitolo a parte poi sarebbero le ricevute per prestazione d’opera occasionale, che essendo esentasse per il lavoratore servono essenzialmente come fonte di detrazione per il datore di lavoro.

Come modello di massima di ricevuta potremmo forse adottare lo scontrino fiscale, che riporta tutti i dati essenziali che devono essere presenti in una ricevuta, e cioè oltre ai sopraccitati dati dei contraenti anche la quantità e la qualità dei beni acquistati ed il loro prezzo completo di IVA, ed è comprensiva di un numero di protocollo progressivo che posiziona quella ricevuta nella serie di tutte quelle emesse, nel caso dello scontrino, da quel particolare registratore di cassa.

In realtà la ricevuta fiscale non è il solo strumento di questo tipo, anche se ha assunto nel tempo una posizione assolutamente dominante tra gli strumenti di questo tipo, soprattutto per ragion inerenti  alle imposte di  bollo ed alla struttura fiscale acquisita dalle compagnie private negli ultimi anni. Ci si riferisce a questo tipo di strumenti solitamente con la formula titoli di recapito e si fa riferimento oltre che alla ricevuta bancaria agli assegni, alle cambiali tratte ma anche ai vaglia postali o cambiari.

Il successo delle ricevute bancarie è dovuto non solo alla loro competitività in termini di prezzo ma anche e soprattutto all’introduzione, dal 1977 ed a cura di un consorzio formato dalle banche italiane, dall’ABI e dalla banca d’Italia, della cosiddetta Ri.Ba.. o Ricevuta Bancaria Elettronica, ovverosia il primo metodo di trasferimento fondi elettronico mai introdotto in Italia. Questo ha permesso una grande possibilità di crescita per il credito commerciale e la possibilità di effettuare pagamenti a distanza con facilità e sicurezza, visto cha attraverso un database nazionale denominato CED, Centro Elaborazione Dati, è possibile controllare in tempo reale la solvibilità degli importi dovuti al creditore.